展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

7 h; r2 c4 r2 B

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
: D4 ^# W' I$ X8 o+ O
$ D1 ^) c, [9 M9 p* G% g& t编列预算八项原则
1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
" F2 \9 ~' ^# r3 m: ?" F( @7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
+ ~4 X6 K0 S+ q3 V: ?$ Y
- W4 X8 Z3 M4 M二、
; [* S) m) D1 M4 e, I' J2 q- b) }: ?预算规划表

, d& `$ _. Q4 ]1 u

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 . l6 ?: x& `' X+ |	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 3 f: g* n$ ?# T" @" N: [$ y- ^0 o同步翻译人员及现场工作人员费用 * V9 i/ H: i2 U7 z/ C: j5 T	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
　◎　收入
0 ^4 [3 c4 O& o$ m１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
+ n% Q$ j9 J6 ^) Q+ a4 E２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
9 {4 o) ]; R: A, J5 j* u! o9 ?由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
" ^7 T; W% L9 r# m5 Q４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
5 }, k# G9 V% z- b　　◎　支出
* p# v8 M% r9 s: t' G１、旅行交通费用
/ `0 ?0 r- r/ {# e2 }. N为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
! S3 @, p  t0 p7 i) F' _* R２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
5 |% F* K! L' o+ Y+ w7 k室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
) }$ ~. Y2 S* F5 {) _, s  c) X３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
& m, [2 m8 }+ h5 O* E费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
8 G# c. M4 B0 e. r' F6 b7 e3 j４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
+ f9 E) O. Y+ V, H7 `# Y0 G2 {包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
) K# G/ U. ]( R是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
$ g" N4 e. {( i1 m1 `及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
$ _, E4 e0 W2 W. F包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
. r; p3 ]' o1 m; k0 @) ^9 `特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
. X$ X' M/ Z% ]$ x7 ?' C
四、展览活动预算编列作法
' y5 ?3 r. v5 r8 r6 j  ◎　费用预算编列做法：
8 F7 G7 Q2 U4 i4 E１、
) [) Q* c5 H  j: U: B- q直接费用
2 j; T# c2 O5 f! X' U２、
间接费用
３、
固定费用
, S" c2 ~+ g2 w４、
2 _6 ~% M; U; q( i  a2 G8 r变动费用
  t3 X2 K8 l" ]( b
3 \6 S) j3 @( K! V* y- g: z现金流量表
( p1 l% j5 h2 F) A1 _! T3 ~
7 ?0 p$ }+ D5 w+ H% m- ?; Z

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
7 H3 t% G3 A" Y0 C' x　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
0 \( ?8 L9 B8 o9 E( I9 v　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
2 L1 \  k7 {) A: v0 p　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
% R) S. |( U3 F# ~, V. t( X１、拟定目标
２、区分等级
+ L4 u! v9 ~" Q+ v) C) T* L3 `( _$ zI．
钻石级１名
II．
( L( {7 Y3 d3 i$ r3 z白金级２名
+ x& |5 l! w! E: ^9 g+ b) \III．
黄金级５名
/ L9 m! R& f7 }0 N& y& S0 K& b3 T. T/ GIV．
红宝级１０名
1 l- D: d7 W- Y5 e/ @V．
& V2 U4 \; m6 s" B# M蓝玉级１５名

9 m6 `# t; T: s. t（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） : H5 ]3 q, D+ N0 p: Y

回馈计划： 4 l# N" n4 P; W" ]) ]１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） , C2 o, V# Y  ~. R4 I) s- ~３．大会手册封底彩色广告 # Z! W% e4 j! i' g% ]) u４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 6 P6 h7 w0 Q9 Y" i( v５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结

& w" q- r& h: f) U

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： 6 {- f, ~: X6 S! m１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 $ g, d+ k9 Z! B, E8 S２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） % c! j: `! Q7 L) l+ P+ J+ ^３、大会手册封底彩色广告 3 C/ H4 ?# N5 v" Q$ P４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 " H& ^& {$ W. B+ b( B( D3 W５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 9 ^" k" U3 _+ y( F６、公司名称列于大会手册赞助单位 9 j- ]9 O! ^/ J$ ?+ d７、年会网站之公司网站连结

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） ( s% h0 o% ~4 Z. Q+ K, g* {

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 ' u6 B- [3 H7 L, f2 I( Z8 c６、年会网站之公司网站连结 $ W* }& |  k8 F1 I0 {

3 F& v6 V* N. D& f

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 7 `3 q7 l9 F# a$ F) G' m５、年会网站之公司网站连结 5 Y" {" b  J, T+ C5 A5 E- q! k

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） + b1 o8 ]1 T% R

回馈计划： 3 Y3 Y, u% Y- Z' r5 o7 {１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 3 p# Y8 B* U; Q! D. y! |- ^# |: A( Q. E３、年会网站之公司网站连结 . c& n, c+ `7 |# H& f3 A" l& l

7 \; ^9 m  R) h6 n, F/ [( K) [六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
/ T0 \& V' Y1 t（一）硬件
- M8 g5 h1 v5 v* X１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
0 j- z  c6 o  }& Y- G; y0 @３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
2 g1 {4 @. G8 b' ?) Q２、宣传费用
7 Q7 O: d- j$ _' U３、人事费用
0 c2 N0 o1 ~9 ^3 ~8 o- S４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
$ [8 `" c' _, I" T3 W4 f# a, Q６、邮电费用
７、交通接驳费用
9 b" `: ]& v8 l& u８、清洁费用
+ s2 U0 ~# ~0 ~) D（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
$ F- s7 z# O% h! }8 O! B３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
  [* l+ S/ m" o  b" I4 e（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
) A: p' o5 d/ Y& e　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
: t+ G$ U; g5 t% A% ~; c& y: a! w　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
( p* f" A! ^" |8 C% e